Michelle Lin 帶你看世界

在會展中，最重要的是“在最短的時間，在最小的空間裡，用最少的成本作出最大的生意。”在每一次的參展中，其實都要進行事前的細心籌備，才能有一個順利的展會。

    在參加過許許多多的展會後，現在要和大家分享籌備展會的心得。

在參展的籌備時間前，應該注意的事情:

一、建立策劃書

在辦展的時候，必須瞭解那個展會適不適合你要參展的定位，例如:傢具展就不適合賣手機的公司去參展，在參展前必須做好展會市場分析，需先瞭解展會對產業的市場情況分析，相關展會的情況分析等。

     最好有半年到一年的規劃期，並且需要有以下的詳細規劃:

(1)展會的基本資料:包括展會的名稱、舉辦地點、辦展機構、展品範圍、辦展時間、^*(註一)辦展頻率、規模大小等等。

(2)展會的初步預算。

(3)工作人員的分配和分工計劃。

(4)展會招展的計畫。

(5)展會的宣傳推廣計劃(包括邀請貴賓等。)

(6)展會期間舉辦的相關活動計劃。

(7)展會結算計劃。

　　^*(註一) 辦展頻率:指展會是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉行。從目前展覽業的實際情況看，一年舉辦一次的展會最多，約占全部展會數量的80％，一年舉辦兩次和兩年舉辦一次的展會也不少，不定期舉辦的展會已經是越來越少了。-維基百科

籌備期間，應該注意的事情:

一、 團隊的力量無限大

在籌備展會期間，團隊的力量非常重要，除了要互相構通、更要互相幫忙。若要辦一個算談的上還不錯的攤位時，籌備期間的忙碌，很難用言語形容，在這段期間，分工的力量，遠遠的比想像重要許多，無論是文宣的印製、新聞稿、裝潢的聯絡等，都需要團隊的專業分工。

二、要清楚多少預算，會在你的承受範圍內，請隨時檢視預算表。

展覽場地裝潢費用、展會宣傳推廣費、招展和招商的費用、相關活動的費用、辦公費用和人員費用、稅收、其他不可預測的費用、DM的發放等等，都會影響到成本的花費，想確定預算在成本內，必須做好預算的收支表。

在每次會展前都要先確定會展的目標市場，會展的規模，產品的選擇，評估觀眾數量的多少和展覽面積的大小以及參展的費用預算等，而在辦展期間也有損失的可能性，包括市場風險、經營風險、財務風險等並須先行算入。

三、展覽場地的裝潢質感都與產品的形象有相關連結。

當你的產品再好，如果裝潢不夠吸引人，人群容易隨著目光而移走，當你的產品是高單價時，裝潢和場地必須比其他家展會更有質感，消費者或者是廠商會因搭配你的裝潢而與商品做連結。

若是在市場上已久的大廠牌那則另當別論，因為一般消費者和廠商，早已在自己的第一印象中，替你的品牌做了相關定位。所以若是未知名的小廠或者剛創立的品牌，想受到重視時，就要注重每一個小細節。

四、產品要先確定好在展覽期間時是否有販售？價格要定位好。

    在展覽期間，無論是B to B (企業對企業)或者是B to C(企業對顧客)，在展覽這段期間，廠商和顧客除了瞭解你的商品外，最後最愛問的都是價格，若產品的價格一直未確定，廠商和顧客很容易略過你的商品，最後成了不被考慮的目標。

    所以在展覽期間前，要先確定你的商品是否要販售，價格定位在哪裡？若是B to B，最好先瞭解，想要和哪些廠商做合作、通路為哪些廠商，在展覽後，更能快速的與他們配合做合作(可用在零售業通路)。若是要找未來顧客，則在留下資料後，在最快速時間聯絡他們。

    若是B to C，建議做客戶聯絡單，若有賣相關商品，可聯絡問他們對商品的建議，若是未賣商品，可提供他們EDM，以供未來參考。

五、精選商品，要擺設的商品為哪些？

    為確保展品能符合買家的需要，先要選定展品主題的內容，以配合展會的屬性，其次將所開發出來的展品與設定的主題及目標客戶需求相較，最後決定所要的參展的展品。

展場最常見的就是DM、袋子、牌子、商品、擺設品等等。

六、不可缺少的人員訓練

由於展覽期間短暫，參展必須訓練一批展場人員，要讓買家在短時間內即能瞭解展示產品，並立即解答詢問內容，以留住或接待更多的有效客戶。
     展場人員可分為正職人員和兼職人員，在兼職人員的訓練中要更為紥實，並且要讓每位參展人員都徹底瞭解參展的流程，其次產品的特點、產品服務規格、包裝、價格、交易條件等內容等，都要非常熟悉其內容。

當你站在展位上時，顧客並不會分辦你是正職人員或非正職人員，他們只會依你的服裝，是否是這家的展場人員，透過和你的談話而判斷對你公司的信任度。因此在訓練人員商品的知識、如何展示產品、現場報價和接待等技巧，都是不可或缺的條件之一。

七、展前行銷及人員邀約

參展這段期間是可相約多個買家一次碰面的最好機會，首先在展前先告知目標買家參展的資訊，進而讓買家有前來觀展的意願，在聯絡的當中甚至可根據買家的意見，進而修正展覽的計畫與內容。在實際行銷工具上，包括：邀請信函、專業期刊廣告、網頁宣傳及媒體報導等；在實際行動上，可先寄發邀請函，未回覆者再以電子郵件通知，最後則再以電話直接邀請，以確認邀請買家的意願。

八、展前和退場要如何進場和退場，要確定位置和聯絡好。

    在展會中，展前的裝潢和佈置，建議在前一、兩天去看現場，若是有問題，還可與裝潢公司聯絡變更，順便一提，我也見過有非常簡單的佈置，有些當天才會到佈置現場，自行掛幾張海報，商品排列簡單就完成了，這在於公司想要怎樣的參展模式。

    退場時，要先與卡車司機聯絡好幾點退場，正確位置在哪，展會常常會因退場而爆滿，最後會看著很多參展人員自己拖著拖車到離展會，有一段距離的地方，進行上貨。

經由籌備前的解說後，請期待後續吧!